Verantwortlichkeiten effektiv klären mit dem RACI-Chart

Als Jana in die Kaffeeküche kam, fand sie dort Hannes vor, der mit verzogener Miene auf den Kaffee wartete, der aus der Maschine tropfte. „Guten Morgen, Hannes. Was ist denn mit dir los? So nachdenklich?“ hakte sie nach. Mit resigniertem Blick antwortete Hannes: „Ach, es ist wieder mal alles Chaos in diesem Laden. Ich warte seit 3 Wochen auf die neuen Server und habe heute morgen herausgefunden, dass der Leasingvertrag gar nicht unterschrieben wurde.“

„Und wieso das?“ fragte Jana. „Das macht doch die Finanzen-Abteilung“.
„Nein, die Unterschrift leistet unser IT-Leiter als Prokurist. Aber der wusste von nichts. Da hätte sich unser Projektleiter drum kümmern müssen“.
Jana: „Mmmh…Das ist ja nicht das erste Mal. Vielleicht sollten wir die Verantwortlichkeiten einfach mal beschreiben und schriftlich verteilen?”
„Ja, finde ich gut. Wie machen wir das?“ wollte Hannes wissen.
Jana antwortete: „Ich kenne da ein Tool aus dem Prozessmanagement, das nennt sich RACI-Chart. Ist dein Kaffee fertig? Dann komm mit, ich erklär´s dir.”

Jana erläuterte Hannes in der folgenden halben Stunde, was ein RACI Chart ist und wie man es mit Inhalten füllt.
Ein RACI Chart ist ein einfaches Werkzeug um Verantwortlichkeiten für Prozess-Schritte zu dokumentieren. In der ersten Spalte werden alle Prozess-Schritte bzw. Aktivitäten aufgelistet. Je am Prozess beteiligter Person oder Abteilung wird eine weitere Spalte hinzugefügt.

Aktivität Abteilung A Abteilung B Abteilung C

Für jede Aktivität im Prozess muss es genau einen Verantwortlichen geben, der die Aktivität ausführt. Das kann eine Person sein oder auch eine ganze Abteilung. Wichtig ist, dass die Rolle des Verantwortlichen nur einmal vergeben werden kann. Die Rolle des Verantwortlichen wird typischerweise mit einem „R“ für „Responsible“ bezeichnet.
Ihre Zeile in einem RACI-Chart sieht dann wie folgt aus:

Aktivität Abteilung A Abteilung B Abteilung C
Vertragsentwurf erstellen Responsible

„Fein, fein“ wandte Hannes ein. „Aber wie kriegt der IT-Leiter nun mit, dass er die Unterschrift hätte leisten müssen?”
Jana stellte klar: „Dafür gibt es weitere Rollen zur Unterstützung des Verantwortlichen.”

Bestimmte Prozess-Schritte müssen geprüft und überwacht werden. Diese Rolle wird mit „A“ für „Accountable“ gekennzeichnet. Dies ist die rechenschafts- und kontrollpflichtige Stelle (oder Person) für eine Aktivität. In manchen Fällen ist dies einfach der Vorgesetzte, der für die Einhaltung von Prozessen in seiner Abteilung verantwortlich ist. In anderen Fällen beschreibt man mit dieser Rolle, dass ein Vorgang im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips geprüft wird. Setzen Sie in ihrem RACI-Chart also ein „A“, wenn jemand dafür zuständig ist, die korrekte Ausführung einer Aktivität sicherzustellen.

Wenn der Verantwortliche in der Ausführung seines Prozess-Schritts Informationen von anderen Stellen oder Personen benötigt, so werden diese mit einem „C“ für „Consulted“ gekennzeichnet. Berater in einem Prozess-Schritt liefern meistens Information jedweder Art. Am Beispiel des Serverbeschaffungsprozesses von Jana und Hannes kann dies z.B. eine Liste der Hardware-Anforderungen für die Ausschreibung sein. Wenn der Verantwortliche auf Zuarbeit angewiesen, so setzen Sie ein „C“ in die entsprechende Zelle.

Bei bestimmten Prozess-Schritten müssen Kollegen, Vorgesetzte oder externe Partner informiert werden. Diese Rolle wir mit einem „I“ für „Informed“ bezeichnet. Legen Sie damit fest, wer vom Verantwortlichen einer Aktivität zu informieren ist. Es bietet sich an, hier noch ausführlicher zu werden. Klären Sie auch, welche Information erforderlich ist und wie genau informiert.
Beispiel: „Herr Müller in Abteilung B informiert Frau Meier in Abteilung C über die Fertigstellung des Vertragsentwurfs per Email und sendet den Entwurf in dieser Email als Anhang.”

Aktivität Abteilung A Abteilung B Abteilung C
Vertragsentwurf erstellen Responsible  Informed

Damit haben Sie die 4 Rollen des RACI-Charts kennengelernt:

  • Responsible: Verantwortlich für Durchführung
  • Accountable: Rechenschafts- und Kontrollpflichtig
  • Consulted: Berät bei der Durchführung
  • Informed: In Kenntnis zu setzen

Hannes war beeindruckt. „Das ist ja wirklich ganz einfach. Das kann man ja sogar bei komplexeren Abläufen alles auf einer DIN A4 Seite beschreiben.”
„Ja, das stimmt. Im Querformat bekommt da locker 30 Prozess-Schritte auf eine Seite.”
„Und wie gehen wir das jetzt an?“ fragte Hannes.
“Das, mein lieber Hannes, erfährst Du in Teil 2 unseres Gesprächs” antwortete Jana.

Sie können an dieser Stelle kostenlos ein RACI-Chart Praxisbeispiel herunterladen. Als Formate stehen MS Word (.docx) und PDF zur Auswahl.

Sie möchten wissen, wie Sie einen RACI-Workshop vorbereiten und durchführen? Lesen Sie Teil 2 und erfahren darin, wie es mit Jana und Hannes weitergeht: